„Jeżeli zaakceptujemy fakt, że kluczem do długotrwałych efektów doskonalenia naszych procesów są ludzie możemy zacząć poszukiwać narzędzi, które pomogą rozpalić i utrzymać motywację do osiągnięcia oczekiwanych efektów” (Czerska J.). Wprowadzenie lepszych zmian techniczno-organizacyjnych owocuje oczekiwanymi skutkami, jeżeli ludzie są zaangażowani rozumiejąc cel podjętych działań, akceptują zmiany, są szanowani co przejawia się w konkretnych formach nagród; podwyżce wynagrodzenia, premii, nagrodach pieniężnych, awansach, nagrodach materialnych niepieniężnych, szkoleniach, pochwałach i wyróżnieniach, sprzyjaniu i wspomaganiu w samorealizacji.
Motywacja jest jednym z najistotniejszych czynników zarządzania, ponieważ jest niezbędnym czynnikiem wzrostu efektywności pracy. Motywacja do pracy polega na świadomym i celowym oddziaływaniu pracodawcy na pracowników poprzez dostarczanie środków i możliwości spełnienia ich oczekiwań, tak aby pracodawca i pracownik odnosili korzyści. Dlatego dla pracodawcy, motywacja jest zadaniem do ciągłej realizacji.
Pamiętajmy, że człowiek jest najważniejszą częścią przedsiębiorstwa, ponieważ je tworzy. Bardzo istotnym jest wdrażanie w struktury funkcjonowania przedsiębiorstwa systemów motywacyjnych ukierunkowanych na budowanie wartości przedsiębiorstwa, ponieważ dzięki silnie zmotywowanym pracownikom, gotowym poświęcić swój czas, swoje zaangażowanie oraz swój wysiłek swojemu przedsiębiorstwu, firma osiąga sukcesy. Motywacja wywołuje, utrzymuje, a także ukierunkowuje zachowanie ludzi. Zrozumienie znaczenia motywacji ważne jest dla każdego pracodawcy, każdego menadżera lub kierownika. Dzięki systemom motywacyjnym pracownicy pracują lepiej i efektywniej, dlatego stosowanie instrumentów motywacyjnych jest niezbędne dla sukcesu każdego przedsiębiorstwa.
System motywacyjny jest narzędziem stanowiącym integralną część całej strategii zarządzania przedsiębiorstwem. Wspiera jej realizację, buduje wartości i kulturę przedsiębiorstwa oraz opinię firmy. Jest podstawowym elementem zarządzania wydajnością działalności gospodarczej organizacji wspierającym bieżące jej funkcjonowanie, wspierającym wdrażane zmiany na lepsze i rozwój. Zawsze jest powiązany z podstawowym kryterium decydującym o wypłacie konkretnej nagrody czy premii.
W maju 2018 roku na terenie miasta Siedlec przeprowadzone zostało badanie systemu motywacyjnego w wybranych małych i średnich przedsiębiorstwach (Izdebska M., Artykuł: Systemy Motywacyjne Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Publikacja: Współczesne aspekty relacji i komunikacji, Zeszyty Naukowe Wyższa nr 3/2018, Szkoła Promocji Mediów i Show Businessu, Warszawa 2019), którego celem było poznanie opinii pracowników na temat funkcjonowania systemu motywacyjnego w ich przedsiębiorstwie. Na pytanie jakie elementy i zachowania najlepiej wpływają na podwyższenie motywacji, najwięcej respondentów wskazało na wysokość wynagrodzenia (82%), premię (84%) oraz awans (71%). Na pytanie o pozafinansowe instrumenty motywacji, respondenci wskazali przede wszystkim szkolenia (100%), awanse (99%) i wyjazdy integracyjne (96%).
Pamiętajmy, że człowiek ma w swojej naturze zadowolenie z samorealizacji. Uczestnictwo pracownika w procesie rozwoju przedsiębiorstwa staje się głównym czynnikiem stymulującym jego zaangażowanie w realizację jego celów. Instrumenty motywacyjne są konkretną miarą docenienia, wdzięczności, szacunku i wyrazami uznania dla wysiłku człowieka.
Jedną z cech skutecznego systemu motywacyjnego jest sprawiedliwość. Dla dochowania tego charakteru, w przedsiębiorstwie muszą panować jasne i przejrzyste warunki stosowania systemu motywacyjnego, a to wymaga wprowadzenia w życie regulaminów systematyzujących stosowanie instrumentów motywacyjnych. Podstawowym takim regulaminem jest Regulamin Wynagrodzeń, w którym zawarte są warunki wynagradzania za pracę, w tym tabela ze stawkami osobistego zaszeregowania oraz warunki przyznawania nagród i premii, a także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania (art. 77 Kodeksu Pracy).
Tabela stawek osobistych zaszeregowania oraz zasady przyznawania premii ustalane są w oparciu o wyniki ekonomiczne przedsiębiorstwa. Premie przyznawane są na podstawie specjalnie szacowanych formuł premiowych, których czynnikami są wskaźniki realizacji wyznaczonych celów, inicjatywy pracowników, wykonania planu finansowego, co oznacza wypłatę pracownikom premii uzależnioną od poziomu wykonania planu finansowego, tym samym osiągnięcia przez przedsiębiorstwo zysku.
W systemie motywacyjnym bardzo istotne miejsce ma system doceniania pracownika, w ramach którego pracownik przynajmniej raz w roku spotyka się ze swoim menadżerem na rozmowę o zrealizowanych celach postawionych rok wcześniej i o celach na rok następny oraz o zgłoszonych inicjatywach. Jest to okazja do okazania uznania i szacunku poprzez wzajemne poważne potraktowanie osób z którymi się rozmawia, tematów, które poruszają, ich planów, a poprzez to poznanie szans dla przedsiębiorstwa, przeanalizowanie możliwości wsparcia, zapoznania się przez pracodawcę z wąskimi gardłami w pracy wymagających eliminacji marnotrawstwa, którą wykonują pracownicy pracujący na niższym szczeblu.
Zgodnie z art. 77 Kodeksu Pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Liczba pracowników obejmuje wszystkich pracujących w danym zakładzie pracy. Nie ma znaczenia rodzaj umowy o pracę ani wymiar czasu pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników nie jest zobowiązany, ale także może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.
Nie należy bać się wdrożenia Regulaminu Pracy i Wynagrodzenia. Większość zapisów w tych regulaminach obowiązuje pracodawców z mocy Kodeksu Pracy, bez względu na wprowadzenie ich w wewnętrzne instrukcje i regulaminy przedsiębiorstwa. Pozostałe zapisy wynikające ze specyfiki pracy przedsiębiorstwa i systemu motywacyjnego obowiązującego w przedsiębiorstwie, zabezpieczają interesy pracodawcy i pracowników oraz wykluczają nieporozumienia na płaszczyźnie pracodawca i pracownik oraz na płaszczyźnie pracownik i pracownik. Pracodawca i pracownicy zobowiązani są do stosowania prawa kodeksu pracy bez względu na wdrożenie wewnętrznych regulaminów pracy i wynagrodzeń w przedsiębiorstwie.
System motywacyjny wdraża się w struktury przedsiębiorstwa celem osiągnięcia sukcesu. Wzajemnie powiązane instrumenty oddziaływania na pracowników mają doprowadzić do wzrostu efektywności pracy i integracji celów indywidualnych z celami przedsiębiorstwa. Zbudowanie systemu motywacyjnego wiąże się z podniesieniem lojalności pracowników i wdrożeniem skutecznego narzędzia wspierającego strategię.
